現(xiàn)代秘書(shū)學(xué):原理與實(shí)務(wù) 節(jié)選

　　《現(xiàn)代秘書(shū)學(xué)：原理與實(shí)務(wù)（第2版）》：　　第四節(jié)秘書(shū)機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)和管理　　秘書(shū)工作作為一種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，不僅要對(duì)秘書(shū)群體進(jìn)行優(yōu)化組合，而且還要對(duì)秘書(shū)機(jī)構(gòu)及其人員加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和管理，才能優(yōu)化秘書(shū)機(jī)構(gòu)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)，發(fā)揮秘書(shū)機(jī)構(gòu)的整體優(yōu)勢(shì)，提高秘書(shū)工作的效績(jī)。對(duì)秘書(shū)機(jī)構(gòu)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和管理，必須以遵循秘書(shū)實(shí)踐的基本規(guī)律為基本前提，以提高秘書(shū)工作的質(zhì)量和效率為根本目的。　　對(duì)秘書(shū)機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)，一般可分為兩個(gè)層次。一是秘書(shū)機(jī)構(gòu)接受所屬機(jī)關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)班子的領(lǐng)導(dǎo)。秘書(shū)機(jī)構(gòu)如果脫離了它所隸屬的機(jī)關(guān)、單位的領(lǐng)導(dǎo)班子，也就失去了它本身存在的價(jià)值；反過(guò)來(lái)，一個(gè)機(jī)關(guān)、單位的領(lǐng)導(dǎo)班子如果離開(kāi)了秘書(shū)機(jī)構(gòu)的輔佐，離開(kāi)了這個(gè)直接為自己服務(wù)的參謀和助手，也會(huì)難以順利實(shí)現(xiàn)其擔(dān)負(fù)的領(lǐng)導(dǎo)任務(wù)。因此，領(lǐng)導(dǎo)班子的每個(gè)成員都必須重視秘書(shū)機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)和改善對(duì)秘書(shū)機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)，以充分發(fā)揮秘書(shū)機(jī)構(gòu)的作用。，二是接受秘書(shū)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（秘書(shū)長(zhǎng)、辦公廳主任、辦公室主任）對(duì)秘書(shū)機(jī)構(gòu)的直接領(lǐng)導(dǎo)。秘書(shū)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人工作的立足點(diǎn)集中在秘書(shū)機(jī)構(gòu)，他們要給機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀和助手，首先必須做到讓秘書(shū)機(jī)構(gòu)的所有人員給自己當(dāng)好參謀和助手，也就是當(dāng)好“參謀的參謀”、“助手的助手”。秘書(shū)機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人要善于發(fā)揮秘書(shū)機(jī)構(gòu)群體的力量，集中大家的智慧和才能，使自己當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀、助手的水平不斷地得到提高。由于秘書(shū)工作有很強(qiáng)的政治性和政策性，秘書(shū)機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人必須以高度的事業(yè)心和責(zé)任感，對(duì)本機(jī)關(guān)、單位的各方面工作嚴(yán)格把關(guān)。特別是對(duì)一些大事、急事、難事、新事和關(guān)系全局的事情，更應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，防止失誤，不要把問(wèn)題和責(zé)任都推到秘書(shū)身上。　　秘書(shū)機(jī)構(gòu)涉及面廣，在任何一個(gè)機(jī)關(guān)、單位中都是聯(lián)系上下、溝通左右的樞紐，因此，秘書(shū)機(jī)構(gòu)的管理對(duì)整個(gè)機(jī)關(guān)、單位的管理有著重大的影響。秘書(shū)機(jī)構(gòu)管理總的原則是全面而有效地加強(qiáng)組織管理、人才管理、時(shí)間管理、物業(yè)管理、信息管理、工作質(zhì)量管理等，提高工作質(zhì)量和效率。要提高秘書(shū)機(jī)構(gòu)的科學(xué)管理水平，就要實(shí)現(xiàn)秘書(shū)工作的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化。所謂規(guī)范化，指秘書(shū)機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)工作要有一定的規(guī)程、規(guī)矩、規(guī)范、規(guī)格和要求，按一定的程序進(jìn)行，減少工作中的主觀隨意性；所謂制度化，指秘書(shū)機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)工作要用規(guī)章制度來(lái)加以確定和約束，使秘書(shū)的工作有章可依，有制度可循，便于監(jiān)督和檢查；所謂科學(xué)化，指秘書(shū)機(jī)構(gòu)各項(xiàng)工作的規(guī)范、制度、舉措、程序和方式方法符合秘書(shū)工作自身的規(guī)律，符合為其服務(wù)的機(jī)關(guān)工作和領(lǐng)導(dǎo)工作的客觀規(guī)律。為此，要求做到以下幾點(diǎn)：　　（一）秘書(shū)的彈性分工和靈活調(diào)度　　任何群體的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)都需要既分工又協(xié)作來(lái)共同完成，秘書(shū)工作也是這樣。秘書(shū)工作一般以崗位責(zé)任制為基礎(chǔ)進(jìn)行明確分工，各秘書(shū)之間又要加強(qiáng)協(xié)作，相互配合，形成合力，發(fā)揮整體效能。一旦遇有突擊任務(wù)，則要強(qiáng)調(diào)機(jī)動(dòng)性，臨時(shí)安排專人負(fù)責(zé)，其它秘書(shū)密切配合，以確保突擊任務(wù)的完成。秘書(shū)機(jī)構(gòu)的人員分工，不能像工廠車間里的工人那樣，按具體工種和工序嚴(yán)格劃分，分工細(xì)密，專業(yè)化程度很高，其它的人根本無(wú)法插手，而是在實(shí)現(xiàn)總體目標(biāo)的前提下，雖有分工，但又有一定的彈性，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)和保持各項(xiàng)工作之間的內(nèi)在聯(lián)系。如負(fù)責(zé)信訪工作的秘書(shū)與負(fù)責(zé)調(diào)研工作的秘書(shū)，領(lǐng)導(dǎo)者的個(gè)人秘書(shū)與負(fù)責(zé)接待工作的秘書(shū)，負(fù)責(zé)文字工作的秘書(shū)與負(fù)責(zé)文書(shū)處理的秘書(shū)，其工作任務(wù)就難以斷然分開(kāi)，有著內(nèi)在的聯(lián)系，這就需要靈活調(diào)度，相互間密切配合，才能順利地完成任務(wù)。還要看到，秘書(shū)機(jī)構(gòu)與社會(huì)各界有著廣泛的聯(lián)系，內(nèi)外環(huán)境和工作條件總是處于不斷的發(fā)展變化中，以及組織機(jī)構(gòu)的變化，領(lǐng)導(dǎo)班子成員的變化，每一時(shí)期中心工作的變化，都要求秘書(shū)機(jī)構(gòu)作出相應(yīng)的反應(yīng)，對(duì)秘書(shū)的工作進(jìn)行調(diào)整，以適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展和變化。有時(shí)，臨時(shí)抽調(diào)某一秘書(shū)出差或搞中心工作，也需要靈活調(diào)度，讓其它秘書(shū)頂替其工作；有時(shí)，發(fā)生了突然事故，或來(lái)了緊急任務(wù)，也需要靈活調(diào)度，集中秘書(shū)機(jī)構(gòu)的大部分力量，既有分工，又有合作，確保任務(wù)的完成。　　……