會議服務(wù) 節(jié)選

    會展有經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步的“助推器”之稱。會展業(yè)以年平均20％的增
幅迅猛發(fā)展，并開始逐步走向國際化、專業(yè)化、規(guī)模化和品牌化。據(jù)有關(guān)方面
預(yù)測，中國對于吸引旅游者，特別是參加各種國際會議和展覽的客人，具有極
大的潛力，將成為21世紀(jì)亞太地區(qū)的重要會展中心。國際會議可以帶動旅游、
商業(yè)、物流、通信、餐飲、住宿等相關(guān)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，國際上對此有1：9的說
法，即辦會議的場館收入如果是1的話，那么相關(guān)的社會收入就是它的9倍。
正是基于會展業(yè)巨大的聯(lián)動效應(yīng)，各國爭相發(fā)展會展業(yè)。隨著中國經(jīng)濟(jì)的快速
發(fā)展，以及對外開放的擴(kuò)大和申奧、申博成功，會展經(jīng)濟(jì)已成為中國經(jīng)濟(jì)的新
亮點(diǎn)。
    目前，與會展業(yè)高速發(fā)展所不相適應(yīng)的是高素質(zhì)的專業(yè)會展人才匱乏，這
已成為制約會展業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的“瓶頸”。本書正是順應(yīng)會展業(yè)的不斷發(fā)展對人
才的需求而編寫的，本書既有對會議知識系統(tǒng)、綜合的介紹，又力圖結(jié)合會議
業(yè)實(shí)際，體現(xiàn)較強(qiáng)的行業(yè)性和實(shí)用性。因此，本書既可作為會展、旅游等行業(yè)
服務(wù)人員、管理人員、營銷人員、接待人員等廣大從業(yè)人員的培訓(xùn)教材，也可
作為會展、旅游等專業(yè)院校和培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的參考用書。
    本書共分五章，由張楊莉(**章、第三章、第四章**節(jié))和傅國林
(第二章、第四章第二節(jié)、第五章)共同完成編寫。在編寫過程中，參閱了眾多
專家、學(xué)者的有關(guān)論著，在此表示衷心感謝!由于時間倉促和水平有限，本書
難免存在不少缺點(diǎn)和錯漏，懇請讀者批評指正。
    編者
    2007年10月

第三章會議迎送翮登記注冊服務(wù)
學(xué)習(xí)目標(biāo)
能熟練進(jìn)行會議迎送服務(wù)。
能熟練進(jìn)行會議登記注冊服務(wù)。
能熟練進(jìn)行寄存衣帽服務(wù)。
案例與任務(wù)
    小王所在的團(tuán)隊(duì)在酒店預(yù)訂了一個會議室，準(zhǔn)備次日上午7點(diǎn)開討論會。
下午5點(diǎn)，酒店突然通知小王，他們所預(yù)訂的會議室安排給了另外一個團(tuán)隊(duì)使
用，需要他們換到其他房間去開會。如果你是小王，你該怎么做?
解決方案
    **，弄清楚另一個團(tuán)隊(duì)的名稱以及他們預(yù)訂會議房間的時間。如果我方
團(tuán)隊(duì)預(yù)訂在前，或者我方團(tuán)隊(duì)代表更大一單生意，可以說服酒店安排另一個團(tuán)
隊(duì)搬到其他房間去。如果交涉結(jié)果是我方團(tuán)隊(duì)必須搬走，應(yīng)確定要搬去的房間
有足夠的規(guī)模和設(shè)施。比如，原先的房間有開會需要的屏幕和白板，而所換的
房間卻沒有，應(yīng)要求酒店提供可替代的視聽設(shè)備。
    第二，如果與會來賓都住在酒店，-酒店應(yīng)該負(fù)責(zé)打電話給所有在客房的來
賓并通知他們會議房間的變更，對不在客房內(nèi)的，可以從門縫下塞進(jìn)一張紙條
以便讓來賓及時得到消息。讓酒店安排在酒店大堂及來賓經(jīng)常走過的其他區(qū)域
放置提示牌，指引參會者去新?lián)Q的會議場所。當(dāng)然，*好在原定會議室的外面
及新會議室的外面也放置此提示牌。另外，會議主辦方和酒店都應(yīng)該安排工作
人員在特殊區(qū)域給與會者指路。
    第三，要求酒店提供更為便利的后勤服務(wù)，以及負(fù)擔(dān)所有與房間更改相關(guān)
的費(fèi)用，例如配備標(biāo)示牌和視聽設(shè)備的費(fèi)用。也可以適當(dāng)?shù)匾箢~外賠款或者
優(yōu)惠(例如一個免費(fèi)的咖啡時間，以補(bǔ)償更換會議室可能帶來的不便及麻煩)，
**節(jié)會議迎送服務(wù)
    迎來送往作為常見的社交禮節(jié)，在大型會議和國際會議中不可缺少。會議
中心承擔(dān)著召開國內(nèi)外重大會議的任務(wù)，需要接待來自不同地區(qū)的參加會議者，
這一類服務(wù)工作的“善始善終”往往表現(xiàn)在車站、機(jī)場、碼頭的迎送環(huán)節(jié)上，
因此須格外重視迎送服務(wù)。
一、迎送前的準(zhǔn)備
    (一)認(rèn)真研究客人的基本資料
    準(zhǔn)確了解客人的名字、相貌特征(如事先有照片的話)，弄清楚客人的身
份、來訪目的、與本次會議的關(guān)系的性質(zhì)和程度，以及其他背景材料。
    (二)確定迎送規(guī)格
    確定迎送規(guī)格時要注意符合國際慣例。確定迎送規(guī)格主要是確定迎送人員
名單。主要迎送人員應(yīng)與來賓身份相當(dāng)或者相差不大，盡量做到對等、對口。
主要迎送人不能出面時，應(yīng)禮貌地向?qū)Ψ浇忉屒宄颍悦怆p方產(chǎn)生不必要
的誤會。迎送人員不宜過多。
    (三)掌握抵離時間
    無論迎或送，都不可遲到，因此應(yīng)與有關(guān)交通部門聯(lián)系，核實(shí)客人的班機(jī)
或車船班次、時間，并要考慮到中途交通與天氣原因。迎接時必須